Organizzare una convention, un evento aziendale: come fare?
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    Organizzare una convention, un evento aziendale: come fare?

    Loola.it vi dara' semplici regole per riuscire in una impresa non facile: creare la convention ideale per i vostri manager!. Più facile a dirsi che a farsi: se tutti pensano di sapere in teoria cosa è un evento aziendale, di fatto servira’ seguire dei passaggi fondamentali per evitare di incorrere in errori e creare un evento di successo.

    COSA E' UNA CONVENTION

    Possiamo definire un evento aziendale, una convention, una cena di gala, un meeting come un incontro dedicato alle persone che lavorano per un'azienda, ma questa definizione potrebbe apparire riduttiva se non si tenessero in considerazione le tante tipologie di evento possibili, da scegliere in base al ruolo aziendale dei partecipanti e agli obiettivi dell'evento stesso. Ad esempio una convention e' adatta per la forza vendita; un meeting, una cena di gala o un cocktail party sono piu' indicati per i clienti.

    OBIETTIVI

    Sono davvero molti gli obiettivi che si possono raggiungere con un evento aziendale, spesso in linea con quelli più generali della comunicazione e del marketing aziendale. Un evento aziendale, in generale, potrebbe essere considerato un contenitore in cui l'azienda bilancia il giusto mix di comunicazione e intrattenimento (dal testimonial, al cabarettista, alla band, al presentatore/showman) a vari tipi di engagement, team building, spettacoli, e così via.

    I PASSAGGI ESSENZIALI

    La fase di preparazione e' importante poiche' comprende la progettazione e l'organizzazione. Si parte da un briefing che deve essere il più chiaro e approfondito possibile: da lì nasce di fatto l'evento. Se fai il meeting planner dovrai essere certo di ricevere i giusti input dalle figure aziendali di riferimento per sapere esattamente cosa si aspettano dall'evento, e allo stesso modo se hai o fai parte di una agenzia dovrai porre massima attenzione alla fase di briefing, perché è in quel momento che riceverai dal cliente le linee guida.
    Budget. Il budget che hai a disposizione per un evento aziendale determina praticamente tutto. Se non puoi influenzare la cifra che avrai a disposizione per l'organizzazione dell'evento dovrai partire dal budget per capire cosa sarà possibile fare.
    Team. Una volta stabilite le linee guida dell'evento ti serve un team che lavori con te e dovrai sceglierlo in base alle competenze e all'attinenza dei ruoli con l'evento, ma anche tenendo in considerazione personalità e attitudini. Se non puoi scegliere personalmente il team che lavorerà con te, potrai comunque delegare a colleghi i compiti di loro competenza. Farlo è molto importante per controllare gli impegni e anche salvaguardare il tuo equilibrio fisico-mentale.
    Scelta della location. Quando le idee iniziano a essere chiare si potrà scegliere la location più adatta. Innanzitutto è bene domandarsi quali siano le necessità specifiche/requisiti della location che dovranno essere soddisfatti. Il passo successivo prevede l'esplorazione e la conoscenza di quella che è l'offerta del tipo di location che avrai individuato come adatta all'evento.

    CHECK LIST

    Quello che è fondamentale è non dimenticare di stilare una check list e seguirla pedissequamente per non dimenticare nulla. Tutto, ma proprio tutto, non deve essere lasciato al caso: la data prescelta (controllate che non sia in concomitanza con qualche grande evento che potrebbe 'disturbare' il vostro) e la sua durata per esempio non sono secondarie al successo dell'evento stesso. Poi, messi a punto tutti i dettagli, si devono contattare tutti i fornitori di servizi: il catering per coffee break, cene di gala e buffet, le luci, service audio-video, ingaggio artisti, traduzione e così via. E ora puoi anche pensare di mandare gli inviti ai partecipanti.

    FORMAT, STORYTELLING, CREATIVITA"

    Devi tenere presente che come anche in fase di organizzazione si fa lo storytelling dell'evento: ogni momento deve essere previsto nel dettaglio. Dunque non puoi assolutamente trascurare il fatto che un evento aziendale che si rispetti deve essere sì il più interessante possibile per i suoi contenuti ma anche, se non soprattutto, in grado di suscitare emozioni e un certo grado di memorabilità. Ecco perché nell'organizzare un evento devi pensare a come intrattenere, stupire, emozionare i partecipanti. Le possibilità sono pressoché infinite e affidate di solito alla creatività degli artisti ingaggiati su Loola.it, che possono proporre dallo spettacolo al team building, dallo show, al concerto, a feste a tema. L'importante è che il tutto sia coerente con gli obiettivi stessi

    IN CONCLUSIONE

    Un evento aziendale può avere molti obiettivi di comunicazione. Esistono diverse tipologie di evento aziendale, che si puo' rivolgere ai dipendenti, alla forza vendita, ai clienti. La scelta del format dell'evento aziendale è coerente con alcuni elementi, tra cui i destinatari dell'evento e gli obiettivi di comunicazione. Un evento aziendale deve essere organizzato in ogni minimo dettaglio, deve suscitare emozioni e avere un alto grado di memorabilità per essere considerato di successo.
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