Come organizzare un evento
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    Come organizzare un evento

    Alcune idee su come riuscire ad ottenere il massimo dal vostro evento

    Organizzare un evento e' una esperienza emozionante e gratificante. Attenzione pero' a non sottovalutare tutti gli aspetti inerenti all'organizzazione: serve serieta' e competenza per far si che il risultato sia un evento eccellente! Dovete fare bella figura con i vostri superiori nell'organizzazione della convention aziendale. Vostra figlia si aspetta il diciottesimo piu' bello fra tutti. Siete gestori di un pub e volete organizzare un concerto. Dovete organizzare il vostro matrimonio. Vi hanno incaricato di organizzare un evento per la vostra associazione. Qualsiasi sia l'evento, grande o piccolo, dovrete pensare minuziosamente a tutti gli aspetti perche' risulti perfetto in ogni momento. E dovrete valutare anche i possibili imprevisti per poter essere in grado eventualmente di affrontarli. E' importante valutare a priori il budget a disposizione: qual'e' la vostra disponibilita' economica? Quanto siete disposti a investire? Avete degli sponsor? Avete valutato ogni eventuale voce di spesa? Sono cose importanti da valutare per non incorrere in perdite o in eventi pensati per un budget maggiore con grandi aspettative ma realizzati non in linea con le proprie previsioni. Le basi per un buon evento sono la location (dove si svolgera' l'evento?), il target (a chi e' rivolto l'evento?), la comunicazione (come pubblicizzo il mio evento?). Noi di Loola.it ci soffermeremo sull'organizzazione della parte artistica della manifestazione in questione. E analizzeremo i tre aspetti fondamentali per chi e' alle prime armi. Possiamo dividere l'organizzazione dell'aspetto artistico di un evento in tre parti: artista, Siae, service audio/video.

    ARTISTA
    La scelta dell'artista e' fondamentale per dare un tocco di prestigio al vostro evento, ma deve essere ben ponderata. Immaginate di scegliere una rock band per una festa di compleanno di 80 anni, o un comico che parli con accento marcato in una convention con amministratori da tutta Europa: sarebbero totalmente fuori contesto e la possibilita' che il vostro evento non vada a buon fine e' quasi certa. La scelta dell'artista adatto alla vostra esperienza deve partire sempre da una domanda: non "cosa piace a me" ma cosa puo' piacere alle persone che parteciperanno all'evento. L'errore piu' comune in questi casi e' scegliere un'artista che piaccia all'organizzatore ma non sia adatto al contesto dell'evento.

    PERMESSO SIAE (societa' italiana autori ed editori)
    La SIAE è una societa' di gestione del diritto d'autore. Per poter riprodurre qualsiasi opera strumentale, teatrale, comica, etc. si ha necessita' di una licenza (permesso SIAE). Fortunatamente gli aspetti burocratici da gestire sono estremamente semplici e limitati: riguardano, a scopo di esempio, la musica per matrimoni (convention, feste ed eventi in genere), e ci si riferisce in particolare al Permesso spettacoli e intrattenimenti.

    Che cos'è il permesso SIAE?
    Per ogni esibizione musicale che si svolge in un locale pubblico è necessario richiedere il permesso della SIAE. Il permesso SIAE è un'autorizzazione all'esecuzione o alla riproduzione di opere protette da diritti d'autore, ed è finalizzato al versamento dei diritti economici che devono essere corrisposti agli autori delle opere.
    Vi sono casi in cui è possibile ottenere l'esenzione dalla richiesta del permesso SIAE?
    Il permesso SIAE deve essere rilasciato in ogni caso in cui la performance artistica si svolga in un locale pubblico. Sostanzialmente, nei ricevimenti o nelle feste private in cui è presente un elevato numero di invitati (anche se l'ingresso è a titolo gratuito) è sempre necessario richiedere il permesso SIAE.
    Tuttavia, poiché feste, convention e matrimoni sono eventi gratuiti, il costo da sostenere è estremamente più contenuto di quello standard.
    Chi è il soggetto che deve richiedere il permesso SIAE?
    Il permesso SIAE deve essere richiesto dal committente o dall'organizzatore dell'evento. Nel caso di un ricevimento di matrimonio, ad esempio, i committenti sono gli stessi sposi. In alcuni casi i gestori delle location stessi possono assumere questo ruolo.
    Nella maggioranza dei casi è proprio uno degli interessati a dover svolgere le pratiche burocratiche perché i gestori delle location delegano ad essi la cura dei permessi SIAE.
    Loola.it interviene nella richiesta di permesso SIAE?
    No, il nostro team è a vostra disposizione per supportarvi e spiegarvi come fare (FAQ), ma non assiste lo svolgimento delle pratiche burocratiche inerenti all' intrattenimento dal vivo.
    Qual è la procedura per richiedere il permesso SIAE?
    Per richiedere il permesso è sufficiente andare sul sito della SIAE (www.siae.it) e comunicare nell'apposito modulo i dati relativi al vostro evento.
    A chi richiede il permesso per la prima volta Loola consiglia di recarsi nell'ufficio SIAE piu' vicino. Tutte le sedi in Italia potete trovarle al seguente link: https://www.siae.it/it/chi-siamo/uffici-e-contatti/uffici-siae-italia
    E' possibile anche richiedere il permesso on line. I diritti d'autore sull'esecuzione vengono pagati alla SIAE anticipatamente ed in maniera forfettaria a seconda dei seguenti parametri: categoria del locale dove si svolgerà l'evento, numero di invitati previsti, tipologia e finalità di intrattenimento eseguito. Una volta comunicati i precedenti parametri, sarà il sistema stesso a calcolare l'importo esatto e ad aiutarvi a selezionare il metodo di pagamento (carta di credito, bonifico bancaria, Paypal, ecc.). Contestualmente al pagamento, il sistema vi invierà due documenti: il Permesso Spettacoli e intrattenimenti (che va consegnato al gestore della location); il cosiddetto 'bordereau', o Programma Musicale, un modulo cartaceo nel quale vanno indicati autori e titoli delle opere eseguite (che deve essere consegnato ai musicisti).
    E' possibile delegare una persona diversa dall'organizzatore o dal committente per svolgere le pratiche?
    Sì, la delega è possibile mediante la compilazione di uno specifico modulo ed alla sua presentazione insieme alle copie dei documenti di identità dei soggetti coinvolti nella delega. Il modulo di delega è disponibile presso il sito della SIAE.

    SERVICE AUDIO/VIDEO
    Il noleggio di strumentazione audio, video e luci ha diverse variabili: dipende dall'evento che andrete a creare e dalle necessita' dell'artista. Un comico monologhista potrebbe aver bisogno semplicemente di un microfono, una band potrebbe necessitare di una amplificazione adatta al locale dove andra' a suonare, un dj di una consolle. Dipendera' dall'artista ingaggiato per l'evento: molti artisti, ad esempio, dispongono di strumentazioni proprie e non necessitano di null' altro che non sia gia' in loro possesso. Ogni location ha caratteristiche tecniche e di suono differenti. Nel caso in cui sia indispensabile contattare una azienda di noleggio service audio,video e luci, sara' necessario affidarsi sempre a persone professionali e competenti. In Loola.it , nel profilo di ogni artista e' specificata la scheda tecnica.